Thủ tục tự công bố sản phẩm nhập khẩu đúng luật và nhanh chóng

Trong bối cảnh ngày càng nhiều sản phẩm nhập khẩu được ưa chuộng tại Việt Nam, việc đăng ký và tự công bố chất lượng sản phẩm nhập khẩu trở thành bắt buộc để sản phẩm được phép lưu thông trên thị trường. TKS xin cập nhật đầy đủ thông tin mới nhất về thủ tục, hồ sơ, và quy định liên quan đến việc công bố sản phẩm nhập khẩu.

Tự công bố sản phẩm nhập khẩu là gì?

Tự công bố sản phẩm nhập khẩu là thủ tục pháp lý bắt buộc mà tổ chức, cá nhân nhập khẩu thực phẩm hoặc sản phẩm liên quan đến thực phẩm cần thực hiện trước khi phân phối sản phẩm ra thị trường Việt Nam. Khác với đăng ký bản công bố (áp dụng cho nhóm sản phẩm đặc thù), việc tự công bố cho phép doanh nghiệp chủ động khai báo chất lượng và an toàn sản phẩm theo đúng quy chuẩn pháp luật mà không cần chờ cơ quan quản lý thẩm định trước.

Căn cứ theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, tự công bố sản phẩm là hình thức doanh nghiệp công khai chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, thông qua việc nộp hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Sau khi hoàn tất, sản phẩm có thể lưu thông hợp pháp mà không phải chờ cấp giấy phép như thủ tục đăng ký công bố.

Tại sao phải công bố sản phẩm nhập khẩu?

Công bố sản phẩm nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, hợp pháp trước khi lưu thông tại Việt Nam.

Việc công bố giúp:

• Tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ kinh doanh;
• Khẳng định chất lượng và nguồn gốc sản phẩm, tăng độ tin cậy với đối tác và người tiêu dùng;
• Tạo lợi thế cạnh tranh, đặc biệt trong các hệ thống phân phối hiện đại hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa.

Tóm lại, công bố không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và minh bạch trên thị trường.

Những sản phẩm nhập khẩu cần thực hiện thủ tục công bố

Không phải tất cả sản phẩm nhập khẩu đều được tự công bố. Một số nhóm sản phẩm bắt buộc phải đăng ký bản công bố tại cơ quan quản lý trước khi lưu hành. Cụ thể:

Nhóm sản phẩm bắt buộc đăng ký:

• Thực phẩm bảo vệ sức khỏe (thực phẩm chức năng);
• Thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt;
• Sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ dưới 36 tháng tuổi;
• Phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới;
• Phụ gia không thuộc danh mục được Bộ Y tế cho phép hoặc dùng sai đối tượng.

Các nhóm sản phẩm này cần được thẩm định hồ sơ và cấp giấy xác nhận từ Cục An toàn thực phẩm hoặc cơ quan được ủy quyền, trước khi được phép phân phối ra thị trường.

Hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu gồm những gì?

Tùy vào loại sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ công bố tương ứng theo quy định của pháp luật. Dưới đây là phân loại chi tiết:

Đối với thực phẩm chức năng, thực phẩm bảo vệ sức khỏe

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký bản công bố sản phẩm, bao gồm:

1. Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị nhập khẩu;
2. Bản công bố sản phẩm theo Mẫu số 02 – Phụ lục I, Nghị định 15/2018/NĐ-CP;
3. Nhãn sản phẩm thực tế (và nhãn phụ tiếng Việt nếu có);
4. Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (trong vòng 12 tháng, tại phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc đạt ISO 17025);
5. Tài liệu khoa học chứng minh công dụng của sản phẩm hoặc thành phần tạo nên công dụng;
6. Giấy chứng nhận:
   • Lưu hành tự do (CFS) hoặc
   • Chứng nhận y tế (Health Certificate) hoặc
   • Chứng nhận xuất khẩu (Export Certificate) – đã hợp pháp hóa lãnh sự;
7. Chứng nhận GMP (Thực hành sản xuất tốt) của nhà máy – bắt buộc từ ngày 01/07/2019;
8. Bản dịch thuật công chứng cho các tài liệu tiếng nước ngoài.

Đối với thực phẩm thông thường

Doanh nghiệp thực hiện tự công bố sản phẩm với hồ sơ đơn giản hơn:

1. Bản tự công bố sản phẩm theo Mẫu số 01 – Phụ lục I, Nghị định 15/2018/NĐ-CP;
2. Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm (trong vòng 12 tháng);
3. Nhãn sản phẩm và nhãn phụ tiếng Việt (nếu có);
4. Tài liệu chứng minh xuất xứ – chất lượng (nếu được yêu cầu);
5. Giấy chứng nhận điều kiện an toàn thực phẩm, ISO, HACCP, v.v. (nếu có – không bắt buộc).

Trình tự thực hiện tự công bố sản phẩm nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập khẩu các sản phẩm thông thường như thực phẩm đóng gói, phụ gia, dụng cụ bao gói thực phẩm… cần thực hiện thủ tục tự công bố trước khi phân phối sản phẩm ra thị trường. Các bước như sau:

Bước 1: Kiểm nghiệm sản phẩm

• Gửi mẫu đến phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc đạt chuẩn ISO 17025.
• Kết quả phải còn hiệu lực trong vòng 12 tháng và đáp ứng đủ chỉ tiêu an toàn theo quy định của Bộ Y tế. Bước 2: 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ tự công bố

• Bản tự công bố sản phẩm (Mẫu số 01 – Phụ lục I, Nghị định 15/2018/NĐ-CP).
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm.
• Nhãn sản phẩm, có nhãn phụ tiếng Việt nếu là sản phẩm nhập khẩu.
• Các tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng. 

Bước 3: Công bố và gửi hồ sơ

• Niêm yết bản tự công bố trên website của doanh nghiệp hoặc tại trụ sở chính.
• Gửi 01 bản hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương (do UBND tỉnh chỉ định), bằng đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp.

Bước 4: Được phép lưu hành sản phẩm

Ngay sau khi tự công bố, doanh nghiệp được phép kinh doanh sản phẩm, đồng thời chịu hoàn toàn trách nhiệm về chất lượng và độ an toàn của sản phẩm đó.

Xem thêm: Cách tra cứu công bố sản phẩm

Những sản phẩm nhập khẩu nào cần thực hiện thủ tục tự công bố?

Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, các sản phẩm nhập khẩu sau phải thực hiện tự công bố trước khi lưu hành tại Việt Nam:

• Thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn
• Phụ gia thực phẩm
• Chất hỗ trợ chế biến thực phẩm
• Dụng cụ, vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm

Đây là các sản phẩm không cần thẩm định trước, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về chất lượng và an toàn khi tự công bố.

Lưu ý: Những sản phẩm như thực phẩm chức năng, dinh dưỡng y học, dinh dưỡng cho trẻ dưới 36 tháng tuổi hoặc phụ gia có công dụng mới thì không được tự công bố, mà phải thực hiện đăng ký bản công bố tại cơ quan có thẩm quyền.

Tự công bố sản phẩm nhập khẩu tưởng chừng đơn giản, nhưng trên thực tế lại dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định, biểu mẫu, và cách xử lý hồ sơ. Một lỗi nhỏ như thiếu chỉ tiêu kiểm nghiệm hay sai tên sản phẩm cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc chậm được lưu hành.

Vì sao nên chọn TKS khi tự công bố sản phẩm nhập khẩu? 

TKS là đơn vị chuyên tư vấn và thực hiện thủ tục công bố sản phẩm, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi cam kết:

• Tư vấn miễn phí bước đầu để xác định sản phẩm có thuộc diện tự công bố hay không;
• Soạn thảo hồ sơ chuẩn chỉnh theo đúng mẫu quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP;
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng, nộp hồ sơ đúng nơi, đúng quy trình;
• Hướng dẫn cách niêm yết công bố đúng pháp luật, kể cả khi doanh nghiệp chưa có website;
• Bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh, hỗ trợ trọn đời nếu cần điều chỉnh, bổ sung về sau.

Với TKS, thủ tục tự công bố không chỉ đơn thuần là hợp thức hóa sản phẩm – mà còn là bước đầu tiên xây nền vững chắc cho thương hiệu doanh nghiệp bạn trên thị trường Việt Nam.

Tự công bố sản phẩm nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, minh bạch về chất lượng và dễ dàng tiếp cận thị trường Việt Nam. Dù thủ tục không quá phức tạp, nhưng nếu thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp vẫn dễ gặp rủi ro về pháp lý và thời gian.

Với đội ngũ chuyên môn vững vàng, TKS luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong toàn bộ quá trình công bố sản phẩm. Chúng tôi không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn đảm bảo hồ sơ được chuẩn xác ngay từ đầu.

Liên hệ ngay với TKS để được tư vấn miễn phí và triển khai nhanh gọn thủ tục công bố sản phẩm nhập khẩu