UEN Là Gì? Hướng Dẫn Cách Đăng Ký UEN Tại Singapore

UEN là gì? Đây là một trong những cụm từ quan trọng đối với bất kỳ ai đang có kế hoạch thành lập công ty Singapore hoặc vận hành doanh nghiệp tại Singapore. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về UEN, những loại hình doanh nghiệp nào cần đăng ký.

UEN là gì?

UEN (Unique Entity Number) là mã số định danh duy nhất do chính phủ Singapore cấp cho các thực thể kinh doanh, tổ chức hoặc cơ quan được đăng ký hoạt động tại nước này.

UEN hoạt động như một mã nhận diện chính thức, được sử dụng trong mọi giao dịch với các cơ quan nhà nước Singapore. Mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức chỉ được cấp một mã UEN, nhằm mục đích tạo sự minh bạch, chính xác và tiện lợi trong việc quản lý thông tin doanh nghiệp tại Singapore.

Những doanh nghiệp nào cần có UEN?

UEN là bắt buộc đối với các loại hình tổ chức sau:

• Doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn (Pte Ltd): Bao gồm cả công ty địa phương lẫn công ty nước ngoài đặt tại Singapore.
• Hợp tác xã và hiệp hội: Các tổ chức phi lợi nhuận, câu lạc bộ xã hội hoặc các hội nhóm chuyên môn đều cần có UEN.
• Cơ quan chính phủ và tổ chức từ thiện: Các tổ chức thuộc nhà nước hoặc phi lợi nhuận cũng được yêu cầu đăng ký UEN để đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống quản lý.
• Chi nhánh nước ngoài: Nếu doanh nghiệp của bạn có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Singapore, bạn phải đăng ký UEN để hoạt động hợp pháp.

Trường hợp miễn trừ và đặc biệt của UEN

Mặc dù UEN là bắt buộc với hầu hết các tổ chức, một số trường hợp sau được miễn trừ:

• Cá nhân, với yêu cầu phải có số nhận dạng quyền riêng tư.
• Các doanh nghiệp có trụ sở đặt tại nước ngoài nhưng không có sự tương tác với cơ quan chính quyền địa phương.
• Các đơn vị con thuộc một doanh nghiệp Singapore đã được phân loại chi nhánh. 
• Một số đơn vị chính phủ nước ngoài, nếu không trực tiếp hoạt động thương mại tại Singapore, các tổ chức này có thể được miễn.

Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, bạn nên kiểm tra kỹ với Cơ quan Đăng ký Kế hoạch Kinh doanh và Cơ quan Thuế Singapore (ACRA). 

Cách đăng ký UEN tại Singapore

Dưới đây là các bước cơ bản để bạn nhanh chóng hoàn thành thủ tục đăng ký UEN tại Singapore:

Xác định loại hình kinh doanh 

Trước khi đăng ký UEN, bạn cần xác định rõ loại hình kinh doanh phù hợp:

• Doanh nghiệp tư nhân (Sole Proprietorship): Phù hợp với cá nhân muốn khởi nghiệp nhỏ.
• Công ty hợp danh (Partnership): Lý tưởng cho nhóm người cùng kinh doanh.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (Private Limited Company): Thích hợp cho doanh nghiệp lớn, mở rộng quy mô nhanh chóng.

Mỗi loại hình sẽ có yêu cầu khác nhau về thủ tục và chi phí đăng ký.

Đăng ký doanh nghiệp 

Sau khi xác định loại hình kinh doanh, bạn cần thực hiện các bước sau để đăng ký:

• Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện, địa chỉ văn phòng và vốn đăng ký.
• Truy cập BizFile+: Đây là cổng thông tin chính thức của Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán Singapore (ACRA). Tại đây, bạn có thể thực hiện mọi thủ tục đăng ký trực tuyến.
• Nộp phí đăng ký: Chi phí thường dao động từ 15 – 300 SGD tùy vào loại hình kinh doanh.

Lưu ý, tên doanh nghiệp của bạn phải tuân thủ các quy định về pháp luật và không trùng lặp với các doanh nghiệp đã tồn tại.

Xem xét UEN đặc biệt (SUN)

SUN (Special UEN) là phiên bản đặc biệt của UEN mà một số doanh nghiệp có thể lựa chọn. Số UEN này mang ý nghĩa phong thủy hoặc dễ nhớ, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh với khách hàng. Quy trình đăng ký SUN:

• Chọn SUN trong quá trình đăng ký UEN.
• Đóng thêm phí từ 1.000 – 3.000 SGD để sở hữu số UEN đặc biệt.

Tuy nhiên, SUN không bắt buộc mà chỉ là một tùy chọn. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, việc sử dụng UEN thông thường vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Hoàn tất kiểm tra

Sau khi nộp đơn, bạn cần kiểm tra lại thông tin để đảm bảo mọi thứ chính xác:

• Xác minh UEN đã được cấp và đúng thông tin.
• Đảm bảo không có lỗi trong tên, địa chỉ hay lĩnh vực kinh doanh.
• Khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cùng mã UEN. Từ đây, doanh nghiệp của bạn chính thức bước vào thị trường Singapore!

Lợi ích khi có UEN

• Sở hữu UEN giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức dễ dàng thực hiện các thủ tục pháp lý như đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, hoặc làm việc với các cơ quan chính phủ. Nhờ có mã số duy nhất, mọi giao dịch và hoạt động liên quan đều được quản lý minh bạch, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Có UEN đồng nghĩa với việc tổ chức của bạn được công nhận chính thức tại Singapore. Điều này không chỉ giúp xây dựng lòng tin với khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước.
• UEN giúp các tổ chức dễ dàng quản lý và cập nhật thông tin. Đây cũng là cách giúp chính phủ kiểm soát hoạt động kinh doanh, đảm bảo mọi tổ chức tuân thủ quy định pháp luật.
• Mã UEN cho phép các tổ chức sử dụng để tích hợp vào các hệ thống điện tử, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về UEN là gì?

Làm cách nào để tra cứu UEN?

Để tra cứu UEN, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Truy cập vào trang web chính thức: Truy cập ACRA BizFile+ hoặc cổng thông tin UEN.
• Nhập từ khóa: Bạn chỉ cần nhập tên tổ chức, mã số hoặc từ khóa liên quan.
• Kết quả hiển thị: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tổ chức phù hợp cùng với mã UEN của họ.

Lưu ý: Công cụ tra cứu hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng.

Cách xác minh tình trạng của UEN?

Sau khi tìm thấy UEN, bạn có thể xác minh tình trạng hoạt động của tổ chức bằng cách:

• Kiểm tra trạng thái hiển thị trong kết quả tìm kiếm (Active, Struck Off, Liquidation, v.v.).
• Liên hệ trực tiếp với ACRA hoặc cơ quan cấp mã để đảm bảo tính chính xác.

Việc xác minh giúp bạn tránh các giao dịch với những tổ chức không còn hợp pháp.

Yêu cầu pháp lý để hiển thị UEN là gì?

Theo quy định của Singapore, UEN phải được hiển thị rõ ràng trên:

• Các tài liệu giao dịch chính thức (hóa đơn, hợp đồng, thư từ).
• Trang web hoặc tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp.

Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và bảo vệ quyền lợi các bên.

Tôi muốn cập nhập thông tin UEN phải làm sao?

Nếu cần cập nhật thông tin liên quan đến UEN, bạn cần:

• Đăng nhập vào cổng thông tin ACRA BizFile+: Sử dụng tài khoản đã đăng ký.
• Chọn mục cập nhật thông tin: Thực hiện các thay đổi cần thiết như địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, hoặc thông tin đại diện pháp lý.
• Hoàn tất và nộp lệ phí: Một số thay đổi có thể yêu cầu trả phí nhỏ.

Sau khi cập nhật, thông tin mới sẽ được hiển thị trên hệ thống.

UEN không chỉ là mã số nhận diện, mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả tại Singapore. Nếu bạn đang có ý định thành lập doanh nghiệp, việc hiểu rõ UEN là gì và nắm bắt quy trình đăng ký sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện thủ tục và đưa doanh nghiệp vào hoạt động một cách hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ thêm, quý khách hàng/quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với TKS Consulting để được tư vấn.